Préparer la refonte d’un site internet de mairie

Des fonds ont été débloqués pour refondre le site internet de votre mairie ? Il s’agit d’une excellente nouvelle si vous souhaitez développer votre stratégie de communication sur le web !

Seulement voilà, la refonte d’un site de mairie implique souvent de nombreuses personnes (maire, élus, chargés de communication…) et parfois la prise de décision n’est pas toujours évidente. La rédaction d’un cahier des charges peut donc vite devenir complexe. Heureusement, il existe quelques points à connaître pour mieux appréhender ce beau projet.
IML Communication vous a donc listé quelques conseils pour bien préparer la refonte d’un site internet de mairie !

1. Déterminez les objectifs de la refonte de votre site internet

Refondre un site internet pour refondre un site internet n’a pas lieu d’être si ce projet n’est pas motivé par de réels objectifs. Afin de rédiger un cahier des charges précis, il est indispensable pour votre prestataire de connaître les raisons qui vous poussent à refaire le site de votre commune. Pour commencer, vous pouvez faire la liste des faiblesses de votre site existant et faire le point sur votre stratégie de communication digitale actuelle.
Cela donnera naissance à des objectifs clairs et précis pour la refonte de votre site internet de mairie :

  • Permettre un accès plus facile à l’information pour les citoyens
  • Renseigner les futurs habitants
  • Mettre en valeur la commune et son patrimoine pour développer l’activité touristique
  • Avoir un site compatible sur ordinateur, tablette et smartphone
  • Faciliter l’administration du site pour ses gestionnaires via un back-office facile d’utilisation
  • Pallier les problèmes d’obsolescence technique du site actuel

Pour partir dans le meilleur axe, vous pouvez classer tous ces objectifs par ordre de priorité dans un tableau. Pour cela, vous pouvez demander à l’ensemble des élus de votre commune de participer.

visu objectifs refonte site internet mairie

2. Faites de la veille sur d’autres sites de mairie

Comme pour tout exercice, faire de la veille est primordial pour savoir ce qu’il se fait ailleurs. Non pas pour copier le travail des autres, mais bel et bien pour s’inspirer, savoir ce que l’on aime et ce que l’on n’aime pas. En revanche, en tant qu’élu, votre devoir n’est pas de choisir ce que vous aimez personnellement mais de choisir ce qui pourra plaire aux utilisateurs du site. Rappel : ce futur site n’est pas pour vous, mais pour les citoyens, les futurs habitants, etc. N’oubliez jamais les objectifs que vous vous êtes fixés. En parcourant d’autres sites internet de mairie, vous pourriez bien trouver un ou plusieurs éléments que vous souhaiteriez retrouver sur votre site. Par exemple :

  • Un slider photo en haut de page si votre objectif est de faire rêver
  • Des actualités bien mises en valeur si votre objectif est d’informer
  • Des animations au passage de la souris sur certains éléments si votre objectif est d’avoir un site dynamique

Vous pouvez, là encore, regrouper et hiérarchiser les idées de chacun dans un tableau. La refonte d’un site internet de mairie n’a pas pour but de récréer à l’identique ce qui existait déjà, mais de lui apporter des améliorations.

3. Choisissez toutes les fonctionnalités de votre futur site web

Le nombre et la complexité des fonctionnalités de votre futur site web constituent un point déterminant pour l’élaboration du devis. Par conséquent, elles ont un impact direct sur le prix. On peut citer plusieurs fonctionnalités que l’on retrouve souvent sur des sites internet de mairie :

  • Un agenda qui affiche les évènements
  • Un annuaire qui recense les commerces, entreprises et associations

Néanmoins, vous devez vous interroger sur la réelle utilité de ces modules. Si vous n’avez pas les ressources humaines pour ajouter régulièrement les évènements sur votre site, alors avoir un agenda ne constitue peut-être pas une priorité. En revanche, si vous disposez d’un chargé de communication, ces fonctionnalités apporteront une réelle plus-value à votre site et offriront toujours plus d’informations aux utilisateurs ! D’autres fonctionnalités comme les modules de paiement en ligne (pour la cantine par exemple), peuvent également permettre de faciliter la vie des citoyens !

Vous avez un doute sur les fonctionnalités à choisir ? N’hésitez pas à vous faire conseiller par votre agence web !

4. Faites le point sur votre charte graphique en amont de la refonte de votre site internet de mairie

À l’étape des maquettes graphiques, l’utilisation de votre identité visuelle sera indispensable pour ajouter de la couleur à votre projet. Nous vous conseillons de faire le point dès le début sur votre charte graphique. Cette dernière comprend le logo (ou blason), les couleurs et les typographies. Si votre charte actuelle ne vous convient plus et que vous souhaitez la moderniser, il est possible de demander la création d’une nouvelle identité visuelle. D’où l’importance d’y réfléchir au moment du devis de votre site.

La création d’une nouvelle charte vous permettra de pouvoir la décliner facilement sur le web comme sur les supports papier pour une parfaite homogénéité de vos communications. Un site moderne et au goût du jour passe aussi par l’utilisation d’une charte graphique qui correspond aux codes du moment.

visu logo de votre municipalite

5. Rassemblez les informations liées à votre hébergement

Qui dit refonte d’un site internet de mairie, dit site internet existant. Alors, parce qu’il n’est jamais trop tôt pour y penser, nous vous conseillons de vous renseigner sur les conditions de votre hébergement actuel dès le début du projet. Où votre site est-il actuellement hébergé ? Disposez-vous des accès ? Êtes-vous propriétaire du nom de domaine (ex : ma-ville.fr) ? Avez-vous un système de messagerie relié à votre domaine ? En répondant rapidement à toutes ces questions, cela permettra à votre nouveau prestataire web d’anticiper les éventuels problèmes et de ne pas perdre de temps au moment de la mise en ligne de votre nouveau site internet.

6. Préparez vos contenus

Juste avant la mise en ligne de votre site internet, il faudra bien sûr ajouter les contenus photos, vidéos et textuels. Les pages de votre site ne pourront pas être vides. Il faudra donc bien sûr penser à tous les éléments qui devront les composer. Nous vous conseillons donc de commencer à réfléchir aux contenus en interne au plus tôt. Cependant, cette étape requiert un minimum de compétences en rédaction, synthétisation et hiérarchisation. Il est évidemment possible de vous faire aider par un professionnel. Il rédigera alors pour vous tous les contenus de votre site en respectant les bonnes pratiques.

Le cas inverse, il faudra mettre en place des process pour que cette étape de rédaction de contenu se déroule au mieux !

On ne va pas vous mentir, cette étape est longue et fastidieuse. Elle nécessite une excellente organisation. Pour cela, nous vous conseillons de répartir les tâches entre tous les membres des différentes commissions. Il est en effet plus facile d’écrire du contenu sur des sujets que l’on maîtrise. Vous pouvez vous aider d’un tableur pour lister le travail à faire ainsi que la liste des personnes en charge de la tâche.

N’oubliez pas d’organiser des sessions de relecture pour éliminer les dernières coquilles !

Enfin, il vous restera à traiter le sujet des photos. Pour un rendu de qualité, vous pouvez faire appel à un photographe pour réaliser des prises de vues de votre commune. La refonte du site internet de votre mairie est l’occasion parfaite pour vous de vous doter d’une nouvelle banque de photos utilisables pour vos prochaines communications !

IML Communication vous accompagne dans le projet de refonte de site internet de votre mairie

Pour conclure, gardez en tête qu’il ne sert à rien de voir les choses en grand dès le départ. La refonte d’un site internet de mairie demande du temps. Il faut donc que votre cahier des charges soit en corrélation avec vos ressources humaines et vos contraintes de temps.

Si vous pensez que votre commune est prête à changer son site internet pour un vent de fraîcheur, IML Communication sera ravie de vous épauler dans votre projet de refonte de site internet. Mais peut-être n’êtes-vous pas encore tout à fait familier avec le processus de création d’un site internet ? Voici la liste des principales étapes !

Notre chef de projet digital sera votre seul interlocuteur pendant tous les projets afin de faciliter les échanges. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter !