Comment bien préparer la réalisation de son bulletin municipal ?

Avant de démarrer votre projet de bulletin municipal, il est important de monter une équipe chargée de sa réalisation. Avec si possible, un chef de projet (selon votre structuration interne).

Ensuite, nous vous conseillons d’associer un nom à chaque mission.

En outre, n’oubliez pas de vous y prendre tôt. Si vous souhaitez diffuser votre bulletin annuel en décembre, il ne faut pas commencer la répartition des tâches 3 semaines avant. Le mieux est d’anticiper, et même d’en parler avec l’équipe municipale dès le début de l’année. Le bulletin n’est ni plus ni moins qu’une collection d’événements passés. Et cela commence dès le 1er janvier !

Entre élus, membres de l’équipe de communication et bénévoles : il y a beaucoup à faire pour créer un bulletin municipal à la hauteur des attentes des habitants.

Répartissez-vous les tâches ! De cette façon, chacun sait ce dont il doit s’occuper. Cela évite les oublis en cours de route.

Voici les différents rôles à attribuer :

• Qui se charge de rassembler et/ou prendre des photos ?
• Qui se charge de recueillir les informations auprès des associations, etc. ?
• Qui se charge de la rédaction des contenus restants ?
• Qui se charge de réaliser des devis auprès d’imprimeurs pour l’impression ?
• Qui se charge de la mise en page graphique (ou de choisir le graphiste pour le faire) ?
• Qui se charge de la validation des informations ?
• Qui se charge de la relecture finale ?

Un bulletin municipal peut poursuivre plusieurs objectifs, mais c’est à vous de les déterminer.

Le bulletin doit-il avoir une approche pédagogique ? Doit-il davantage mettre l’accent sur les grands projets ou les portraits des citoyens ? Souhaitez-vous faire un focus sur les actions responsables et environnementales ?

C’est à vous de déterminer les rubriques que vous souhaitez intégrer en fonction de vos objectifs de départ. C’est aussi à vous de décider du poids de chaque contenu.

De plus, au début de chaque projet de bulletin municipal, il est important de vous poser des questions logistiques :

• Combien d’exemplaires ?
• Quelle périodicité ? Annuelle ? Semestrielle ? Trimestrielle ?
• Quels canaux de distribution ?
• À quelle date diffuser le bulletin municipal ?

Une réflexion en amont sur ces points permet de planifier le projet sereinement et d’optimiser le budget. En effet, on ne réalise pas de la même manière un bulletin trimestriel qu’un bulletin annuel. Il faut savoir agir en fonction de ses moyens. La qualité prime toujours sur la quantité !

Pensez donc à établir un planning de réalisation avec les dates de rendu, de relecture…

Avant même de penser à la mise en page, il est essentiel de centraliser toutes les informations et visuels nécessaires à la réalisation du bulletin.

La coordination entre les différents services est primordiale pour éviter les doublons, les oublis ou les informations contradictoires.

N’oubliez pas d’être assidu dans cette étape. Vous pouvez d’ores et déjà prendre de l’avance. C’est-à-dire qu’après chaque événement réalisé sur la commune, vous pouvez centraliser infos et photos. Vous gagnerez un temps précieux en phase suivante.

Si vous ne publiez qu’un bulletin par an (en fin d’année), vous disposez d’une dizaine de mois pour recenser tous les contenus des événements passés !

La règle est simple : anticipez tout ce que vous pouvez anticiper.

Si vous avez besoin des services d’un photographe, pensez à le contacter tôt pour convenir d’une date de prise de vue et recevoir les photos professionnelles dans les temps.

Cette étape est étroitement liée à l’étape précédente. Une fois les informations en votre possession, il s’agit de les rédiger, les structurer et les optimiser. À commencer par la longueur des textes et l’insertion d’encadrés ou de citations pour rendre la lecture plus dynamique. Pensez également à faire une sélection des visuels à utiliser pour chaque rubrique.

La rédaction et l’optimisation des contenus sont des étapes longues, nous en convenons. D’où l’importance de travailler régulièrement, au fur et à mesure pour ne pas se laisser dépasser.

Le choix du prestataire pour l’impression du bulletin municipal est une étape primordiale. Entre imprimeries en ligne ou imprimeries locales : vous avez le choix de confier votre projet à qui vous le souhaitez en fonction de vos exigences (budget, papier PEFC, respect de l’environnement…).

Une imprimerie locale, comme IML Communication dans l’Ouest Lyonnais, vous apportera une dimension conseil pour les finitions, la gestion des délais… Il y aura toujours une approche humaine pour vous guider pas à pas.

De plus, il est essentiel de définir un rétroplanning, surtout si votre imprimeur s’occupe également de la mise en page.

Ensemble, vous devez déterminer la phase d’envoi de contenu, la phase de création graphique, la phase de relecture et de finalisation, puis les délais de livraison.

N’oubliez pas : vous pouvez demander un BAT papier (bon à tirer) pour vous rendre compte du résultat final.

Le projet touche bientôt à sa fin… Mais il reste encore l’étape de relecture avant de transmettre les textes à l’imprimeur (avant une dernière relecture après mise en page).

Cette phase est essentielle pour garantir la qualité, la crédibilité et la cohérence du ton du bulletin municipal. Une relecture approfondie permet de corriger les dernières fautes d’orthographe et de rectifier les imprécisions dans les noms, les dates et les chiffres clés. (Oui, parfois, toutes les infos ne sont pas encore parvenues).

Il est opportun de convier plusieurs personnes à cette étape de relecture : une personne pour la forme, un élu ou un responsable de service pour le fond, et en bonus, un œil extérieur neutre pour l’aspect compréhension.

Au-delà de la relecture, il ne faut pas oublier de mentionner toutes les informations utiles et obligatoires (crédit photo pour les photographes, dépôt légal…).

Une fois vos bulletins imprimés, emballés et reçus, il ne vous reste plus qu’à lancer la distribution !

Plusieurs options s’offrent à vous :

• Distribution classique en boîte aux lettres par un prestataire ou les services municipaux.
• Mise à disposition dans les lieux publics (mairie, agence postale, médiathèque),
• Version numérique à télécharger sur le site de la commune.

En combinant distribution physique et diffusion digitale, vous maximisez la portée de votre bulletin. C’est aussi faire le choix de l’accessibilité pour vous assurer que tous les citoyens aient accès à l’information.

Pensez également à coordonner la communication autour de la sortie du bulletin. Via une annonce sur les réseaux sociaux, une newsletter, ou même, des affiches dans les bâtiments municipaux.

Dans une démarche d’amélioration continue, il peut être de bon ton de recueillir les retours des habitants après la lecture.

Sondages en ligne, boîte à idées : il existe plusieurs manières de recueillir les avis.

Qu’attendent-ils pour les prochaines éditions ? Si vous souhaitez faire évoluer votre ligne éditoriale, il est judicieux de tenir compte de l’avis des citoyens.

C’est aussi le moment de faire le point sur le déroulé global du projet (coûts, délais respectés, coordination entre les services et l’imprimeur …).

Objectif : faire mieux l’année prochaine ! Le bulletin municipal est un support papier qui doit fédérer !

Chez IML Communication, nous mettons tout en œuvre pour vous faciliter la préparation de votre bulletin municipal.

Nous espérons qu’après la lecture de cet article, vous pourrez facilement vous organiser en interne (répartition des tâches : écriture et récupération des infos, etc.).

Nous sommes une imprimerie réactive et consciente des problématiques des mairies à l’approche des périodes de fin d’année.
Nous travaillons à vos côtés avec la même rigueur et le même sens du détail pour vous permettre de réussir votre projet de bulletin municipal !

N’hésitez pas à nous contacter !